Die Eisenhower-Methode hilft dabei, Prioritäten von Aufgaben systematisch festzulegen. Dieser Beitrag beschreibt in Kurzform, wie die Eisenhower-Methode funktioniert.
Im Grunde ist das Prinzip dieser Methode sehr einfach: Für jede Aufgabe wird entschieden, ob sie auf der einen Seite dringend oder nicht dringend ist - und auf der anderen Seite, ob sie wichtig oder nicht wichtig ist.
Dabei gibt es keine Zwischenstufen: Eine Aufgabe ist nicht ein bisschen wichtig oder ein bisschen dringend. Es zählt das Prinzip "ganz oder gar nicht".
Ein Geschäftsführer, dem ich die Eisenhower-Methode vorgestellt habe, sagte dazu: "Verstehe ich schon. Aber ich bin Geschäftsführer. Nichts von dem, was ich zu tun habe, ich unwichtig."
Für ihn haben wir die Begriffe dann geändert: Es gab für ihn wichtig und brutal wichtig. Brutal wichtig waren die Dinge, an denen die Existenz der Firma hingen.
Letztlich sind die Begriffe nicht entscheidend, sondern die Unterscheidung in zwei Kategorien. Es ist wichtig, dass Du irgendwo eine Linie für Wichtigkeit und Dringlichkeit ziehen kannst. Die Aufgaben können dann über dieser Linie oder darunter liegen.
Mit dieser Zweiteilung von Wichtigkeit und Dringlichkeit kannst Du Dir eine grafische Darstellung machen - die sogenannte Eisenhower-Matrix. Mit ihr lassen sich vier Prioritäten für Aufgaben festlegen.
Prioritäten der Eisenhower-Matrix
Priorität A
Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, haben absoluten Vorrang. Eine solche Aufgabe hat eine große Bedeutung - und sie muss bald fertig werden. Diese Aufgaben solltest Du immer als erstes erledigen.
Vielleicht fühlt es sich bei diesen Aufgaben auch ein wenig wie "fire-fighting" an - weil gerne mal Hektik aufkommt, wenn solche Aufgaben anstehen. Deswegen ist es gut, wenn Du vermeiden kannst, dass eine Aufgabe wichtig und dringlich gleichzeitig wird.
Priorität B
Diese Priorität haben Aufgaben, die eine große Bedeutung haben (wichtig!) - aber (noch) nicht dringlich sind. Wenn Du keine Prio-A Aufgaben hast, solltest Du Deine Aufmerksamkeit auf Prio-B Aufgaben richten. So kannst Du vermeiden, dass daraus Prio-A Aufgaben werden.
Ein schönes Beispiel für eine Prio-B Aufgabe einer Führungskraft ist die Terminierung und Vorbereitung eines Workshops zur strategischen Weiterentwicklung der Abteilung. Denn: Das operative Tagesgeschäft läuft ja irgendwie und hat im Zweifel immer Vorfahrt.
Damit die Abteilung schneller und besser arbeiten kann, wäre es wichtig diesen Workshop durchzuführen - aber es ist meistens (noch) nicht dringend.
Priorität C
Ein Termin drängt - aber es ist noch so wichtig. Die Versuchung ist groß, diesen Aufgaben wegen der Dringlichkeit Vorfahrt zu gewähren. Dabei dürfte die Konsequenz, wenn Du eine solche Aufgabe nicht umsetzt, relativ klein sein. Sonst wäre es ja eine Prio-A Aufgabe.
Prio-C Aufgaben halten einen gerne von Prio-B Aufgaben ab. Und plötzlich wird aus einer Prio-B Aufgabe eine Prio-A Aufgabe. Deswegen solltest Du Dir gut überlegen, ob Du eine Prio-C Aufgabe erledigen möchtest.
Beispiel für eine Prio-C Aufgabe: Ein Projektleiter muss jeden Monat zu einem bestimmten Datum einen Statusbericht erstellen und abgeben. Die Bedeutung dieses Statusberichts für das Unternehmen ist in aller Regeln gering - aber wenn der Termin zur Abgabe ansteht, wird es dringend.
Priorität D
Diese Priorität nenne ich auch gerne Papierkorb. Eine Aufgabe, die weder dringend noch wichtig ist, werde ich vermutlich niemals erledigen, weil A - C immer vorgehen.
Die Herausforderung in der Praxis
Nach meiner Erfahrung fällt es den meisten schwer, die Wichtigkeit von Aufgaben einzuschätzen. Entweder, weil sie das nicht entscheiden dürfen (alles, was vom Chef kommt, ist immer wichtig). Oder weil es keine guten Kriterien gibt, wie die Wichtigkeit festgelegt werden kann.
Oft wird nach Dringlichkeit entschieden, was als nächstes getan werden muss. Wir scheinen in unserem Kulturkreis eher daran gewöhnt zu sein, über Termindruck die Priorität zu entscheiden als nach der Bedeutung einer Aufgabe.
Eine ausführliche Betrachtung dieses Dilemmas findet Du in meinem Beitrag Warum die Eisenhower-Matrix oft nicht funktioniert.
