4 Tipps, wie Sie Ihren Posteingang leer halten

Kannst Du Dir sich vorstellen wie es ist, wenn man über 3.000 ungelesene Mails im Posteingang hat? Mit diesem Spitzenwert kam vor ein paar Monaten jemand in mein Coaching. Kann man da eigentlich noch durchkommen? In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deinen Posteingang leer halten kannst.

Immer mal wieder sehe ich Menschen, die so viele Mails in ihrem Posteingang haben, dass es nicht auf eine Seite passt. Die Vorstellung, das wäre bei so, macht mich ganz unruhig. Was kann passieren, wenn der Posteingang so voll ist?

• Du könntest etwas übersehen - und die Chefin oder Freundin wartet vergeblich auf eine Antwort.
• Du weißt nicht, wie viel Arbeit in all den Mails versteckt ist - und wie lange Du brauchst, um alles abzuarbeiten.
• Es macht keinen Spaß, in ein volles Postfach zu schauen - weil dort möglicherweise viel Arbeit schlummert.
• Je voller der Posteingang wird, desto größer ist die Hemmschwelle, ihn aufzuräumen.
• Du bekommst das Gefühl, dass da, wo Du bist, nicht vorne ist. Dass Du mehr reagierst als agierst.

Damit Dir das nicht passiert, stelle ich hier meine 4 besten Tipps vor, wie Du Deinen Posteingang leer halten kannst:

1. Verwende einen Archivordner
   Lege Dir einen Archivordner an. Jede Mail, die Du gelesen hast - und die keine weitere Aktion von Dir erfordert - verschiebst Du in diesen Archivordner.
2. Beantworte Kleinigkeiten direkt
   Jede Mail, deren Beantwortung weniger als eine Minute erfordert, beantwortest Du direkt nach dem Lesen. Und dann: Ab in den Archivordner.
3. Verwende eine Aufgabenliste
   Etabliere für Dich eine elektronische Aufgabenliste. Outlook liefert eine solche Liste gleich mit. Dann kannst Du aus jeder Mail, deren Bearbeitung länger als eine Minute dauert, eine Aufgabe erstellen. In Outlook geht das einfach dadurch, dass Du die Mail auf den Ordner mit Aufgaben ziehst. Und nach dem Erstellen der Aufgabe: Mail in den Archivordner verschieben.
4. Verwende Regeln
   Outlook und andere Email-Programme bieten die Möglichkeit, Regeln zu erstellen. So kannst Du z.B. in Outlook eine Regel erstellen, die alle Mails von facebook in einen eigenen facebook-Ordner verschiebt.

Manchmal könntest Du anstelle des Archivordners auch den Papierkorb verwenden. Allerdings ist nicht immer sofort eindeutig klar, ob man eine Mail noch mal benötigt oder nicht. Sich jedes Mal zu entscheiden kostet Zeit und Energie. Und deswegen rate ich im Zweifel zum Archivordner. Speicher ist heutzutage in aller Regel ausreichend vorhanden.

Ich selber nutze pro Jahr einen neuen Archivordner (also z.B. Archiv_2018). Die älteren Archivordner  exportiere ich irgendwann und speichere sie lokal ab. Damit mir nichts verloren geht. Wenn Speicher im Postfach dann doch mal knapp werden sollte, kann ich die exportierten Archivordner auf dem Server löschen.